Com ordenar, llançar i emmagatzemar tots els vostres registres en paper

Mantingueu els rebuts, els documents legals i les factures sota control amb aquests consells d’organització.

Si es col·loquen en calaixos o s’acumulen en piles, el correu i els documents poden amuntegar ràpidament un espai de treball i sufocar la productivitat. Tot i que la resta de la vostra llar pot ser més fàcil de mantenir en ordre, apostem perquè no dediquem el mateix nivell d’atenció i pensament a l’organització de factures i formularis fotocopiats. Tot i que pot ser temptador retirar la paperassa fins que necessiteu de nou la referència de cada peça, no hauríeu de deixar d'ordenar les piles de paper un any més. Segons un expert en organització, es descriu com fer-ho d’una vegada per totes.

com posar llums a un arbre

Relacionat: 19 idees d’organització d’oficines per ordenar el vostre espai

Comenceu per la porta.

Abans que diferents documents comencin a viatjar per casa vostra, Malaika Lubega, organitzadora professional, decoradora d’interiors i propietària de Conceptes de la llar Huza -diu que podeu esbrinar si cal ordenar-los, llançar-los o emmagatzemar-los tan aviat com passegueu per la porta principal. 'Creant una zona de & drop simple & apos; ajuda a mantenir a ratlla el desordre del paper ', diu. 'A casa meva, faig servir el que anomeno el meu & apos; honey do box & apos; contenir, mantenir i reduir el desordre de paper. ' Lubega assenyala la seva pròpia caixa d’arxiu de plàstic fabricada per disseny amb tapa ($ 11, target.com ) com a producte per a qualsevol persona, ja que no hi ha embolic si accidentalment queda enderrocat. 'Assigno un dia a la setmana per ordenar aquest contenidor, arxivar-lo, triturar-lo i reciclar-ne tot el que no es quedi', afegeix.

Creeu un sistema d’ordenació.

Una manera d’ajudar el vostre procés d’ordenació és mitjançant la creació d’un sistema de fitxers. Això no ha de ser complex. De fet, Lubega diu que això us ajudarà a rastrejar documents que necessiten atenció immediata enfront dels que només heu de presentar. Ella recomana utilitzar un organitzador de cubs econòmic, com ara Prestatge de quatre cubs de Threshold ( $ 50, target.com ), juntament amb els contenidors de fitxers de revistes, com el 62 Metal Magazine Filer de Project & apos; $ 13, target.com ), i contenidors de tela, com els contenidors d'emmagatzematge de cubs del llindar ( $ 10, target.com ), per mantenir-ho tot en ordre. A partir d’aquí, etiqueteu cada paperera segons el tipus de paper o el nivell de prioritat. Lubega les classifica amb aquestes etiquetes: factures, tasques i arxius. Començant per les factures, diu ordenar-les totes en el seu propi fitxer per fer un seguiment de totes les que necessiten atenció, com les factures de serveis públics. Poseu els tràmits 'per fer', que poden ser des de notificacions HOA i opcions de refinançament fins a propers esdeveniments escolars i altres documents que no necessiten avís immediat, a una paperera individual. Després, després de pagar qualsevol factura, haver completat els impostos de l'any o voler guardar projectes memorables d'un membre de la família, poseu-ho tot a una safata 'per arxivar'.

Emmagatzemar per a llarg termini.

A més del vostre sistema d’ordenació, afegiu carpetes separades per facilitar l’emmagatzematge i l’accés als vostres documents més importants, com ara les factures de gas, electricitat i aigua; documents per a cadascun dels vostres targetes de crèdit i bancs; i fitxers relacionats amb l'habitatge. 'Dins de les carpetes, ordeneu els registres cronològicament (la més recent a la part frontal)', apunta Lubega. 'Us pot ajudar a fer un seguiment del temps que hi ha hagut a la carpeta i només podeu buidar-lo de la part posterior, escanejar-lo i triturar-lo al cap d'un any.'

què no posar-se a un casament

Conserva sempre còpies impreses dels teus tràmits legals, com certificats de naixement, passaports, títols de propietats i targetes de seguretat social. 'Es poden emmagatzemar en una caixa forta d'un banc o una caixa forta a casa', explica Lubega. 'Si són a casa, s'han de guardar en una caixa forta impermeable i ignífuga que es pugui agafar i agafar fàcilment en cas d'emergència, com un tornado, una inundació o un incendi'. Com que pot substituir aquests documents completament i costosament, suggereix invertir en un cofre, com el cofre impermeable Honeywell Lite Weight ( $ 119.98, lowes.com ).

Elimineu el correu brossa.

Si rebeu qualsevol 'correu brossa', com ara fulletons o anuncis, Lubega diu que normalment es poden reciclar immediatament. 'Si està dirigit a & apos; Resident actual, & apos; ja pot anar! ella diu. 'Tot i això, si té el vostre nom i adreça, val la pena destruir-los per motius de seguretat.' Altres elements per reciclar? Els cupons són un, sobretot perquè molts es poden trobar en línia.

quantes bosses de barreja preparada en un pati

Passa digital.

Un cop arxivats els documents durant un temps determinat, podeu digitalitzar-los. Voleu mantenir els rebuts pagats, extractes bancaris, documents hipotecaris durant aproximadament un any, mentre que voleu tenir a mà els vostres registres mèdics o informació fiscal durant cinc anys. Un cop passat aquest període de temps, Lubega diu escanejar-ne i conservar-ne una còpia digital. 'Molts extractes mensuals (com factures, extractes bancaris, etc.) tenen opcions sense paper, cosa que permet als clients accedir i pagar extractes electrònicament', diu Lubega. 'De la mateixa manera, molts metges & apos; les oficines (inclosos alguns veterinaris) tenen portals de pacients que també mantindran els registres i les declaracions mèdiques de manera segura '. Com que podeu accedir a aquest tipus de extractes i rebuts en línia, podreu mantenir-vos organitzat a casa sense excés de paper.

Consell professional? Ella recomana registrar contrasenyes en un llibre, com ara Peter Pauper Press Personal Internet Address and Password Logbook ( $ 7.95, amazon.com ), ja que hi ha molts espais per anotar informació confidencial i sempre es pot aferrar en lloc d’un dispositiu. 'Tot i que gairebé tots els serveis sense papers us permetran pagar amb targeta de crèdit, comproveu si hi ha alguna taxa associada al pagament mitjançant crèdit en lloc d'una retirada directa del vostre compte corrent', aconsella. 'Aquesta última pràcticament sempre és una opció gratuïta'.

Comentaris